Registrierungsdruck und offene Datentore: Die fragwürdige Kommunikationspraxis der WIPO

Wer heute eine internationale Patentanmeldung (PCT) einreicht, wird kurz darauf zur Registrierung im WIPO-System gedrängt – und findet sein Postfach bald voller dubioser Zahlungsaufforderungen. Beides ist kein Zufall, sondern das Ergebnis einer Politik, die Lasten und Risiken konsequent auf die Anmelder verlagert. Eine kritische Bestandsaufnahme.

Wer eine internationale Patentanmeldung nach dem Patentzusammenarbeitsvertrag (PCT) einreicht – etwa über das Europäische Patentamt (EPA) als Anmeldeamt –, erlebt zwei Dinge mit einiger Regelmäßigkeit. Kurz nach der Einreichung treffen Nachrichten der Weltorganisation für geistiges Eigentum (WIPO) ein, die zur Registrierung in deren elektronischem System ePCT auffordern. Und die bei der Einreichung angegebene E-Mail-Adresse füllt sich binnen weniger Wochen mit täuschend echt gestalteten „Rechnungen“ und „Registrierungsangeboten“. Beide Phänomene verdienen einen kritischen Blick.

Vom freiwilligen Komfort zum faktischen Zwang

Noch 2008 war die elektronische Kommunikation ein reiner Zusatzservice: Über ein Kästchen im PCT-Antragsformular konnte der Anmelder eine „Vorabkopie“ von Zustellungen per E-Mail freigeben. Der rechtlich maßgebliche Weg blieb die Papierzustellung. Die WIPO formulierte das seinerzeit unmissverständlich: Die E-Mail-Mitteilungen ersetzten nicht die „paper notifications sent by mail as usual, which will remain the legal copy“.

Dieses Nebeneinander endete abrupt. Am 30. März 2020 stellte das Internationale Büro der WIPO im Zuge seines COVID-19-Notfallprotokolls den Versand von Papierdokumenten ein und kündigte an, PCT-Dokumente künftig „exclusively via email“ zu übermitteln. Was als vorübergehende pandemiebedingte Maßnahme begann, ist bis heute – im Jahr 2026 – nicht zurückgenommen worden. Die elektronische Zustellung ist damit vom Komfort zum De-facto-Standard geworden; die klassische Papierpost, die viele Anmelder aus guten Gründen bevorzugen, existiert praktisch nicht mehr. Aus einer freiwilligen Zusatzoption ist – ohne förmliche Rechtsänderung, allein über eine nie beendete „Notfallmaßnahme“ – ein weitgehend alternativloser Kanal geworden.

Der Registrierungsdruck: Konto, App und „eHandshake“

Parallel dazu drängt die WIPO ihre Nutzer in das ePCT-System. Wer eine Anmeldung online einsehen, aktiv verwalten oder Eingaben vornehmen möchte, benötigt ein „WIPO-Konto“ mit „starker Authentifizierung“ – in der Praxis also eine Smartphone-App oder einen Sicherheits-Token. Der geteilte Zugriff auf eine Akte wird zudem über sogenannte „eHandshakes“ gesteuert, also über die wechselseitige Verknüpfung authentifizierter WIPO-Konten, bevor überhaupt Zugriffsrechte (eOwner, eEditor, eViewer) vergeben werden können.

Für Großkanzleien mit laufendem PCT-Geschäft mag das handhabbar sein. Für Gelegenheitsanmelder, kleine und mittlere Unternehmen oder Einzelerfinder bedeutet es jedoch, dass sie sich für den bloßen Empfang amtlicher Mitteilungen in ein Konten-, App- und Rechteverwaltungssystem einarbeiten sollen. Viele wollen das – nachvollziehbar – nicht. Besonders unglücklich ist dabei ein Widerspruch in der Sache: Dieselbe Organisation, die unaufgefordert zu Registrierung und Kontobestätigung auffordert, warnt an anderer Stelle eindringlich vor genau solchen „offiziell wirkenden“ E-Mails. Für den Empfänger verschwimmt die Grenze zwischen legitimer Aufforderung und Phishing – ein hausgemachtes Problem.

Die offene Datenquelle: Wie aus einer Anmeldung Spam wird

Der zweite Kritikpunkt wiegt schwerer. Das Internationale Büro veröffentlicht jede PCT-Anmeldung 18 Monate nach dem Prioritätstag in der frei zugänglichen Datenbank PATENTSCOPE – mit Namen und Anschriften der Anmelder und Vertreter, Anmelde- und Veröffentlichungsnummer, Titel, IPC-Symbolen und Prioritätsangaben. Diese Daten werden systematisch abgegriffen und für eine seit Jahrzehnten blühende Industrie irreführender Zahlungsaufforderungen genutzt: täuschend echt gestaltete „Rechnungen“ für angebliche Registrierungen oder Veröffentlichungen, die mit der WIPO nichts zu tun haben.

Das Ausmaß ist bemerkenswert. Die WIPO führt selbst eine Warnliste betrügerischer Absender, die den Zeitraum von 2002 bis 2024 abdeckt – ein über zwanzig Jahre andauerndes, dokumentiertes Problem. Zuletzt hat sich der Angriffsvektor verschoben: Neben die klassischen Papier-„Rechnungen“ tritt zunehmend E-Mail-Phishing. In einer Warnung vom 10. April 2026 berichtet die WIPO von gefälschten E-Mails, die WIPO, EPA und EUIPO imitieren – etwa über gespoofte Adressen wie admin@wipo-office.com – und Zahlungen für die vermeintliche Sicherung von Schutzrechten verlangen. Die Kernaussage der WIPO lautet: „None of these organizations – WIPO, EPO or EUIPO – will solicit payments through unsolicited emails“. Wer eine PCT-Anmeldung einreicht, speist seine Kontaktdaten also in ein Umfeld ein, dessen Missbrauch der Organisation seit Langem bekannt ist.

Fairerweise: Der Spam kommt nicht von der WIPO – aber die WIPO ermöglicht ihn

An dieser Stelle ist Redlichkeit geboten. Die dubiosen Rechnungen und Phishing-Mails stammen nicht von der WIPO. Es handelt sich um Betrug Dritter, vor dem die WIPO ausdrücklich warnt und den sie – wie im 2009 von der Staatsanwaltschaft in Florida gestoppten Fall – gelegentlich sogar mitverfolgt. Wer der WIPO die Spam-Flut unmittelbar zur Last legt, verkennt die Faktenlage.

Und doch bleibt die Kritik berechtigt. Denn die WIPO ist nicht neutraler Zuschauer, sondern Betreiberin der Infrastruktur, die den Missbrauch erst ermöglicht. Sie verpflichtet Anmelder zur Offenlegung ihrer Kontaktdaten, hält die Datenquelle seit Jahren vollständig offen und verlagert die gesamte Wachsamkeitslast per Warnhinweis auf die Betroffenen. Zugleich hat sie mit der Abschaffung der Papierzustellung ausgerechnet jenen niedrigschwelligen, schwer zu skalierenden Kanal beseitigt, den viele Anmelder als robuste Rückfallebene schätzten. Das Ergebnis ist eine Struktur, in der Anmelder entweder in das WIPO-Ökosystem eintreten oder Gefahr laufen, amtliche Mitteilungen zu verpassen – und in der ihre Daten in jedem Fall in einen seit 2002 bekannten Betrugsmarkt fließen. Eine Organisation, die das Problem so lange dokumentiert, könnte mehr tun als warnen: etwa E-Mail-Adressen nicht öffentlich ausspielen, eine echte Opt-out- oder Papieroption anbieten und konsequenter gegen die Absender vorgehen.

Was Anmelder tun können

Bis sich die Praxis ändert, empfiehlt sich ein strukturierter Umgang:

• Zustelladresse bündeln: Amtliche Mitteilungen möglichst über den zugelassenen Vertreter (als „common representative“) laufen lassen, statt die eigene Firmen- oder Privatadresse in die direkte Zustellung zu geben.
• Dedizierte E-Mail nutzen: Für IP-Angelegenheiten eine gesonderte Adresse oder ein Alias verwenden, das sich bei Missbrauch leicht ersetzen lässt.
• Keine unaufgeforderten Rechnungen zahlen: Absenderadresse und Zahlungsweg prüfen. Echte WIPO-Kommunikation endet auf @wipo.int, und weder WIPO noch EPA fordern Zahlungen per unaufgeforderter E-Mail. Für die internationale Veröffentlichung erhebt allein das Internationale Büro Gebühren – eine gesonderte „Veröffentlichungsgebühr“ Dritter gibt es nicht.
• Interne Freigaben regeln: Klar festlegen, wer im Unternehmen Zahlungen für Schutzrechte autorisieren darf.
• Fristen unabhängig überwachen: Sich nicht darauf verlassen, dass WIPO-E-Mails zuverlässig ankommen; Fristen eigenständig notieren und überwachen.

Fazit

Die Kommunikationspraxis der WIPO ist bequem für die Organisation und unbequem für die Anmelder. Der stillschweigend verstetigte Abschied vom Papier, der Druck zur Registrierung und die uneingeschränkte Veröffentlichung von Kontaktdaten ergeben zusammen ein Bild, das mit dem Anspruch einer verlässlichen, anmelderfreundlichen Behörde nur schwer zu vereinbaren ist. Solange die WIPO hier nicht nachbessert, gilt: Jede „amtlich“ wirkende Nachricht nach einer PCT-Einreichung verdient eine gesunde Portion Skepsis – und ein festes Bearbeitungsprotokoll in der Kanzlei.