DPMAdirekt: Sprach- und Verständnisrisiko bei der Online-Einreichung

4759535950_7bca6684c8_zDie vom Deutschen Patent- und Markenamt (DPMA) bereitgestellte Software DPMAdirekt ist eine professionelle Alternative zur klassischen Anmeldung deutscher Schutzrechte per Faxschreiben oder per Post. Im Wesentlichen erlaubt es die Software, Schutzrechtsanmeldung, wie z.B. Patentanmeldungen, Gebrauchsmusteranmeldungen, Marken- und Designanmeldungen, jedoch auch Rechtsmittel oder andere Schriftsätze beim Amt online einzureichen. Im Gegensatz zur Einreichung in Papierform erhält der Benutzer noch am selben Tag eine Einreichebestätigung sowie – bei Neuanmeldungen – eine Empfangsbescheinigung und ein Aktenzeichen für das weitere Anmelde- bzw. Registrierungsverfahren.

Während sich die Software DPMAdirekt seit ihrer Einführung im Jahr 2011 in fast allen Patent- und Rechtsanwaltskanzleien einer wachsenden Beliebtheit erfreut, hält die Software aus unserer Sicht auch einige Gefahrenquellen bereit, die selbst für erfahrene Benutzer zunächst überraschend sein können. Während nämlich vergleichbare Softwarelösungen anderer Ämter (EPA – EPO online filing; HABM – HABM online services) die Einreichung von Anträgen im pdf-Format ermöglichen, sind bei DPMAdirekt immer zumindest einige wichtige Dokumente ausschließlich im XML-Format einreichbar. Die Darstellung der nur schwer verständlichen XML-Quelldateien erfolgt bei DPMAdirekt durch Konvertierung in pdf-Files, die jedoch gemäß Warnhinweis des DPMA lediglich und ausschließlich der „visuellen Prüfung“ dienen sollen. Übermittelt werden dagegen nur die XML-Dateien.

Warnhinweis DPMAdirekt 2Aus unserer Sicht stellt dies eine Gefahrenquelle für Benutzer dar, da sich, sofern es bei der softwareinternen Erstellung der visualisierten Formulare zu Fehlern kommt, sich der Benutzer keinesfalls darauf berufen kann, dass die Formulare richtig erstellt und eingereicht wurden – er ist vielmehr an die von ihm unterzeichneten XML-Quelldateien gebunden. Das Sprach- und Verständnisrisiko der Antragstellung wird amtsseitig ausweislich des von der Software standardmäßig ausgegebenen Warnhinweises auf den Benutzer abgewälzt.

Warnhinweis DPMAdirekt

Bereits die vom DPMA im Jahr 2006 eingeführte Software PaTrAS, mit welcher Patentanmeldungen im Dateisystem eines Rechners zunächst in Form einer XML-Datei vorbereitet und hiernach eingereicht werden kann, wies das Problem auf, dass einige Sonderzeichen und Formatierungen je nach Konvertierungsverfahren nicht richtig übernommen wurden. Ärgerlich war dies insbesondere in Fällen, in denen der Anmeldetext mathematische Ausdrücke oder Textformatierungen enthielt: aus einer „Zugfestigkeit ≥ 1.500 MPa, gemessen bei 293 K (20 °C)“ wurde leicht eine „Zugfestigkeit ♦ 1.500 MPa, gemessen bei 293 K (20 ?C)“; aus „in einer Konzentration von 10³ mmol/L“ wurde leicht „in einer Konzentration von 103 mmol/L“.

Im Zusammenhang mit der Verwendung von PaTrAS ist unserer Kenntnisstand nach nicht eindeutig geklärt worden, ob eine Berichtigung von Fehlern auf der Grundlage der (für den ungeübten Anwender der Software, eventuell auch den maßgeblichen Fachmann der Anmeldung, eher kryptisch-unverständlichen) XML-Dateien möglich ist, oder ob die konvertierte (d.h. lesbare und verständliche, aber möglicherweise fehlerhafte) pdf-Version die für den Anmelder maßgebliche Fassung der Anmeldeunterlagen darstellt.

Zumindest die Frage der verbindlichen Fassung der Antragsformulare scheint bei der Verwendung der Software DPMAdirekt geklärt worden zu sein – wenn auch zum Nachteil und Risiko des Benutzers.

Im Hinblick auf das Sprach- und Verständnisrisikos empfehlen wir, bei allen per DPMAdirekt einzureichenden Unterlagen nicht nur die konvertierten pdf-Files auf Richtigkeit zu überprüfen oder sich gar auf diese Unterlagen zu verlassen, sondern vielmehr auch die XML-Dateien vor der Einreichung auszudrucken und separat zu prüfen. Ein besonderer Augenmerk sollte dabei auf solche Fälle gerichtet werden, bei denen die Anmeldeunterlagen, z.B. der Name des Anmelders („T@S GmbH“, siehe Entscheidung Landgericht Berlin), auch Sonderzeichen oder Textformatierungen enthalten.

Foto: © woodleywonderworks , [CC BY 2.0]

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Dr. Dirk Franke

Dr. Dirk Franke

Patentanwalt, European Patent Attorney bei Franke & Partner Patent- und Rechtsanwälte
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4 Antworten auf DPMAdirekt: Sprach- und Verständnisrisiko bei der Online-Einreichung

  1. Alexander sagt:

    Wir prüfen in unserer Kanzlei nur die von DPMA direkt erstellten PDF-Dateien, die wir vor der Einreichung ausdrucken. Bisher hatten wir damit noch keine Probleme.

    Ist es nichts so, dass die PDF-Dateien höchstens mehr Fehler enthalten können als die Quelldateien, d.h. wenn Fehler bei der Konvertierung unterlaufen? Oder können die Quelldateien auch Fehler enthalten, die bei der Konvertierung dann „korrigiert“ werden und bei der Prüfung nicht mehr auffallen können?

  2. Julia sagt:

    Bei uns in der Kanzlei werden auch immer nur die ausgedruckten, von der Software erstellten Formblätter kontrolliert. Für irgendwelche Quelldateien interessieren sich die Anwälte nicht.

    Ist das Risiko von übersehenen Fehlern denn wirklich so groß?

  3. Oliver sagt:

    Das Risiko ist mir auch nich tganz klar. Ich kann doch auch bei DPMAdirect mit PDFs einreichen.

    Das Problem bei epoline mit PDF/a und annex-F PDF Dokumenten finde ich in der Praxis viel schwieriger zu verstehen.

  4. @Julia, Alexander:

    Es stimmt, dass Fälle bekannt sind, in denen ein fehlerfreies XML-Formular von DPMAdirekt in ein fehlerhaftes PDF-Formular umgewandelt worden ist. In allen diesen Fällen enthielt das XML-Formular Sonderzeichen (Zeichen aus dem Unicode). Es gibt meinem Wissen nach bisher keine Fälle, in denen das PDF-Formular richtig war, jedoch das XML-Formular Fehler enthielt.

    Unter Beachtung der anwaltlichen Sorgfaltspflicht und der Haftungsproblematik ist es aus meiner Sicht eher ein grundsätzliches Problem, wenn ein Dokument in einem Format (PDF) geprüft wird, während es in einem anderen Format (XML) unterzeichnet wird.

    @Oliver:

    Über DPMAdirekt kann man einige Dokumente meinem Wissen nach leider nicht als pdf-Files einreichen. Dies betrifft insbesondere die Formblätter P2007 (Antrag auf Erteilung eines Patents), W7005 (Antrag auf Eintragung einer Marke in das Register), G6003 (Antrag auf Eintragung eines Gebrauchsmusters) und R5703 (Antrag auf Eintragung eines Designs).

    Epoline verursacht mit dem Annex-F-Format für PDF-Files sicherlich viele technische Probleme. Aus haftungsrechtlicher Sicht ist es allerdings vorteilhaft, wenn man sich darauf verlassen kann, dass die zur Prüfung vorgelegten ausgedruckten Dokumente mit der rechtsverbindlichen elektronischen Fassung, die eingereicht wird, zu 100 % übereinstimmt.

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